Il Content Management è la gestione strutturata di contenuti attraverso una corretta ripartizione di ruoli e carichi di lavoro nell'ambito di un team.
GESTIONE CLASSICA DI UN SITO WEB AZIENDALE
L'azienda può contare su una figura professionale od un team per lo sviluppo del proprio sito Web. Nonostante ciò, la gestione degli aggiornamenti del sito in riferimento al flusso di lavoro è soggetta a limitazioni e difficoltà. I motivi sono i seguenti:
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Il team di sviluppo non coincide con il team di creazione dei contenuti. I Content Managers, di conseguenza, sono costretti a rivolgersi agli sviluppatori (al minimo, esperti di HTML) per la pubblicazione online di nuovi contenuti.
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La creazione di nuove pagine o sezioni del sito aziendale richiede tempi lunghi, al minimo quelli dello sviluppo della nuova grafica e l'inserimento manuale dei nuovi contenuti (spesso forniti dai Content Managers in un formato non adatto alla pubblicazione su Web).
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All'aumentare del numero di pagine e di sezioni del sito Web aziendale diminuisce drammaticamente il controllo del sito nel suo insieme. In breve tempo il team di sviluppatori sarà costretto a dedicare una porzione non trascurabile del proprio tempo alla rimozione e all'aggiornamento di pagine obsolete e link non più funzionanti. I Content Managers, dal canto loro, saranno costretti a rivolgersi sempre più spesso agli sviluppatori per la correzione di pagine o l'aggiornamento di link.
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La non automazione dei processi di pubblicazione e rimozione delle singole pagine e dell'intero sito costringe entrambi i team (sviluppatori e content managers) ad un sovraccarico lavorativo. I content manager dovranno tenere conto dei tempi necessari agli sviluppatori per la realizzazione di nuove pagine. Per proporre l'iscrizione ad un nuovo evento, ad esempio, chi si occupa di contenuti dovrà assemblare e strutturare le informazioni in largo anticipo, così da lasciare agli sviluppatori il tempo necessario per impaginare e pubblicare le informazioni stesse ed il modulo di iscrizione online.
Ma non meno cruciali sono i problemi legati alle pagine obsolete. Per non abbandonare il caso del lancio di un evento, si immagini il numero di operazioni necessarie a rimuovere la pagina di iscrizione e le informazioni relative all'evento stesso una volta che questo si sia tenuto.
Il team di sviluppo dovrà provvedere al tempestivo aggiornamento manuale di tutti i link a quella pagina, ed alla rimozione della pagine stessa.
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La mancanza di un sistema di Content Management per la gestione del sito non consente di implementare alcun sistema di sicurezza e di controllo riguardo ai contenuto pubblicati. Il team di sviluppo, avendo accesso totale al codice di ogni singola pagina, potrà modificare (di proposito o inavvertitamente) anche i contenuti
delle pagine stesse. Il controllo della grafica e dell'impaginazione sarà altresì alla deriva tra i fornitori di contenuti e gli sviluppatori Web, con consenguente perdita, in molto casi, dell'identità del sito e dell'uniformità di presentazione delle informazioni pubblicate.
L'esperienza insegna che siti gestiti senza uno strumento di Content Management divengono rapidamente disordinati, presentano quasi sempre link che puntano a pagina non più esistenti e vengono aggiornati raramente proprio per la difficoltà insita nel flusso di lavoro che costringe due team ad interpellarsi in continuazione.
GESTIONE MODERNA DI UN SITO WEB AZIENDALE
L'azienda sceglie di utilizzare un prodotto di Content Management, quale Microsoft Content Management Server. A questo scopo si avvale inizialmente di un team di sviluppo (interno od esterno) per la realizzazione di un certo numero di TEMPLATES per le pagine del proprio sito. Essi costituiranno l'intelaiatura delle pagine stesse, conterranno la grafica di base, comune a tutto il sito, ed un numero opportuno di PLACEHOLDERS (segnaposto) per l'inserimento dei testi e delle immagini uniche per ogni pagina. Al termine della fase di sviluppo dei templates, l'azienda non avrà più alcun bisogno di personale tecnico per il data-entry, cioé l'inserimento dei contenuti nel proprio sito, così come potrà creare nuove pagine ed aggiornare quelle esistenti per semplice opera dei propri CONTENT MANAGERS, ai quali non sarà richiesta alcuna conoscenza tecnica. L'azienda trarrà vantaggi enormi dall'adozione del sistema di Content Management, quali ad esempio:
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Il team di sviluppo lavora in modo totalmente indipendente dal team che si occupa di fornire i contenuti del sito.
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La creazione di nuove pagine o sezioni del sito aziendale viene effettuata direttamente dai Content Managers, attraverso la scelta di template pre-esistenti e l'uso di una semplice interfaccia Web (ad esempio, Internet Explorer), i quali potranno anche inserire la grafica opportuna da accostare ai proprio testi accedendo alle GALLERIE GRAFICHE già a disposizione.
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Microsoft Content Management Server consente permette una gestione centralizzate delle sezioni, delle pagine e dei singoli link. All'atto di rimozione di una singola pagina, il sistema segnale automaticamente quali siano le pagine del sito che linkano a quella che sta per essere rimossa. Aggiornamenti, correzioni e creazione di nuove pagine non richiedono perciò alcun intervento di personale specializzato.
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L'automazione dei processi di pubblicazione e rimozione delle singole pagine consente di ridurre a zero l'intervento umano legato allo SCHEDULING. E' possibile creare una pagina e settarne la pubblicazione temporizzata ad intervalli di tempo regolari (Es. la mezzanotte di ogni giorno) o ad una data precisa. Anche la rimozione di una pagina può essere temporizzata, evitando pertanto di esporre ai propri visitatori e clienti materiale obsoleto.
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Il processo di creazione e mantenimento del sito può contare su un solido WORFLOW (flusso di lavoro). La creazione di pagine è affidata agli Autori, ma la pubblicazione avviene (se lo desidera) solo nel momento in cui la pagina stessa è approvata da un Editore. Il Template Designer potrà modificare i templates, ma potrà se necessario non disporre dei privilegi necessari a creare e modificare i contenuti del sito. Il Resource Manager, d'altro canto, occupandosi della grafica che gli autori potranno inserire nelle singole pagine, non necessariamente sarà autorizzato a modificare i contenuti e alla creazione di nuove pagine.
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L'automazione dei processi di pubblicazione e rimozione delle singole pagine consente di ridurre a zero l'intervento umano legato allo SCHEDULING. E' possibile creare una pagina e settarne la pubblicazione temporizzata, ad intervalli regolari o ad una data precisa. Anche la rimozione di una pagina può essere temporizzata, evitando pertanto di esporre ai propri visitatori e clienti materiale obsoleto.
L'esperienza insegna che siti gestiti attraverso Microsoft Content Management Server mantengono il proprio ordine al crescere del numero di sezioni e di pagine del sito, rendendo banale il coordinamento di figure professionali quali Autori, Editori, Revisori, Template Managers e Grafici. I tempi di aggiornamento sono rapidi quanto lo è un semplice "click".
